SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BAB 8 METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

BAB 8

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

SIKLUS HIDUP SISTEM

Siklus Hidup Sistem adalah (system life cycle) adalah metode pengembangan sistem informasi yang paling tua. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahapan-tahapan yang fomal. Metodologi siklus hidup sistem membagi tenaga kerja secara formal, antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Spesialis teknis, seperti analisis sistem dan programer, bertanggung jawab atas pekerjaan analisis sistem, perancanaan dan implementasi; pengguna akhir terbatas hanya memberikan kebutuhan informasinya dan menilai hasil pekerjaan staf teknis. Siklus hidup juga menekankan spesifikasi formal dan pencatatan, banyak sekali dokumen yang dibuat selama suatu proyek sistem berjalan.

Pendekatan siklus hidup sistem membutuhkan biaya besar, memakan banyak waktu, dan tidak fleksibel. Siklus hidup sistem pada dasarnya merupakan pendekatan “air terjun” dimana tugas-tugas dalam satu tahapan diselesaikan sebelum pekerjaan pada tahapan selanjutnya dimulai. Aktivitas dapat diulangi, tetapi banyak sekali dokumen baru yang harus dibuat dan langkah yang harus diulangi jika kebutuhan dan spesifikasi perlu direvisi. Pendekatan siklus hidup juga tidak cocok untuk banyak sistem desktop kecil, yang cenderung tidak terlalu terstruktur dan lebih individual.

Tahap-tahap Siklus Hidup

   Manfaat Merencanakan Proyek SIBK

Implementasi sistem informasi berbasis komputer merupakan aktivitas yang berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak, uang dan peralatan dalam jumlah yang besar, dan waktu yang panjang. Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer (SIBK) juga mempunyai manfaat, yaitu:

Ø  Menentukan lingkup dari proyek

Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.

Ø  Mengenali berbagai area permasalahan potensial

Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.

Ø  Mengatur urutan tugas

Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.

Ø  Memberikan dasar untuk pengendalian

1.       Tahap Perencanaan 

Langkah-langkahnya perencanaan:

·         Menyadari masalah 

Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

·         Mendefinisikan masalah  

 Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut.Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informas

·         Menentukan tujuan system

Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik 

·         Mengidentifikasi kendala sistem

Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan

·         Membuat studi kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan

·         Menyiapkan usulan penelitian sistem

Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh

·         Menyetujui atau menolak penelitian

Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan atau dihentikan

·         Menetapkan mekanisme pengendalian

Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan

2.        Tahap Analisis

Adapun tahapannya yaitu : 

·         Mengumumkan Penelitian Sistem 

Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya

·         Mengorganisasikan Tim Proyek

Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi

·         Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei)

·         Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem

Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja system

·         Menyiapkan Usulan Rancangan

Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

·         Menerima atau Menolak Proyek Rancangan

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

3.       Tahap Perancangan

Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :

·         Menyiapkan rancangan sistem yang terinci 

Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur(structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem

·         Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem 

Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas

·         Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem 

Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada

·         Mimilih konfigurasi terbaik 

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh SC MIS

·         Menyiapkan usulan penerapan 

Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya

·         Menyetujui atau menolak penerapan sistem 

Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui

4.       Tahap Penerapan

Adapun tahapannya yaitu :

·         Merencanakan penerapan;

Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

·         Mengumumkan penerapan;

Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.

·         Mendapatkan sumber daya perangkat keras;

Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui

·         Mendapatkan sumber daya perangkat lunak;

Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal

·         Menyiapkan database;

Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database

·         Menyiapkan fasilitas fisik

Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan

·         Mendidik peserta dan pemakai;

Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya.

·         Menyiapkan usulan cutover;

Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan)

·         Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru;

Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover

·         Masuk ke sistem baru.

Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :

a.       Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.

b.      Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan.

c.       Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.

d.      Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

5.       Tahap Penggunaan

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

·         Menggunakan system

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

·         Audit system

Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

·         Memelihara sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance).

·         Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

·         Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

MENEMPATKAN SIKLUS HIDUP SISTEM DALAM PERSPEKTIF

Siklus hidup sistem merupakan metodologi tertua dalam bidang komputer. Pembuat sistem yang paling awal telah menyadari perlunya pertama merencanakan, kemudian menganalisis, lalu merancang dan kemudian menerapkan. Namun masalahnya, porsi perkembangan dari SLC, yaitu Sistem Development Life Cycle (SDLC) lebih sesuai pada masa awal-awal komputer dibanding saat ini. Sebagai suatu cara untuk memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai, spesialis informasi telah membuat modifikasi pada SDLC sehingga waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem dikurangi. Dari banyak modifikasi yang dicaba, dua hal yang mendapatkan banyak perhatian. Kedua hal tersebut adalah Prototyping dan Rapid Application Development (RAD). 

PROTOTYPING

Prototyping adalah proses menghasilkan sebuah prototipe. Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Terdapat 2 jenis prototipe. Prototipe Jenis I sesungguhnya akan menjadi sistem operasional. Prototipe Jenis II merupakan suatu model yang dapat dibuang yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

Pemakai maupun spesialis informasi menyukai prototyping dengan alasan sebagai berikut:

·         Komunikasi antar analis sistem dan pemakai membaik

·         Analis dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai

·         Pemakai berperan lebi aktif dalam pengembangan sistem

·         Spesialisai informasi dan pemakai menghabiskan lebih sedikit waktu dan usaha dalam mengembangkan sistem

·         Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkan

Akan tetapi prototyping bukan tanpa potensi kegagalan. Adapun kegagalan-kegagaln tersebut antara lain:

·         Ketergesaan untuk membuat prototipe mungkin menghasilkan jalan pintas dalam efisiensi permasalahan, evaluasi alternatif dan dokumentasi

·         Pemakai mungkin begitu tertarik dengan prototipe sehingga mereka mengharapkan sesuatu yang tidak realistis dari suatu sistem operasional

·         Prototipe Jenis I mungkin tidak seefisien sistem yang dikodekan dalam bahasa pemrograman

·         Hubungan komputer-manusia yang disediakan oleh peralatan prototyping tertentu mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik

RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD)

RAD adalah seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam suatu kerangka kerja menyeluruh yang disebut information engineering. Metodologi ini mempunyai tujuan yang sama seperti prototyping, yaitu memberikan respon yang cepat pada kebutuhan pemakai tetapi dengan lingkup yang lebih luas.

Rapid application development sadalah suatu istilah yang dibuat oleh James Martin untuk suatu siklus hidup pengembangan yang dimaksudkan untuk menghasilkan sistem secara cepat tanpa mengoorbankan kualitas. RAD memerlukan empat unsur penting yaitu manajemen, manusia, metodologi, dan peralatan.

RANCANG ULANG PROSES BISNIS (business process redesign)

Penggantian proses yang ketinggalan jaman dengan yang lebih baru disebut rancang ulang proses bisnis (business process redesign) atau BPR (business process reengineering) yaitu rekayasa ulang proses bisnis. BPR mempengaruhi jasa informasi (IS) dalam dua cara, yaitu :

a.    Pertama, IS dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang sistem berbasis computer yang tidak dapat dipertahankan lagi melalui pemeliharaan sistem biasa. Sistem seperti itu disebut sistem warisan (legacy system) karena terlalu berharga untuk dibuang tetapi memboroskan sumber daya IS

b.     Kedua, jika perusahaan menerapkan BPR untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut pasti menimbulkan dampak gelombang yang mengakibatkan rancang ulang sistem berbasis computer.

IS telah menciptakan tiga teknik untuk menerapkan BPR pada CBIS. Teknik-teknik ini dikenal sebagai tiga R – rekayasa mundur, restrukturisasi dan rekayasa ulang. Komponen-komponen ini dapat diterapkan terpisah atau dalam kombinasi.

1.        Rekayasa Mundur

Rekayasa mundur berasal dari intelijen bisnis. Perusahaan-perusahaan mengikuti perkembangan terakhir produk pesaing dengan membeli contoh produk dan membongkarnya untuk melihat cara kerjanya.

Dalam hal komputer, rekayasa mundur (reverse engineering) adalah proses menganalisis suatu sistem untuk mengidentifikasi elemen-elemennya dan antar hubungannya, serta untuk menciptakan dokumentasi dalam tingkat abstraksi yang lebih tinggi dari yang sekarang ada. Rekayasa mundur diterapkan pada suatu sistem jika terdapat kebutuhan untuk menyiapkan dokumentasi baru.

Titik awal dalam merekayasa mundur suatu sistem adalah kode program, yang diubah menjadi dokumentasi program seperti diagram tindakan, seperti Bahasa Inggris terstruktur dan bagan arus program. Dokumentasi ini dapat, pada gilirannya, diubah menjadi penjelasan yang lebih abstrak seperti diagram arus data dan bagan arus sistem, Transformasi ini dapat dicapai secara manual atau oleh perangkat lunak BPR.

Karena itu, rekayasa mundur mengikuti suatu alur mundur melalui siklus hidup sistem dengan merekonstruksi rancangan dan perencanaan sistem ke usaha pengembangan aslinya.

Hasilnya adalah sistem yang terdokumentasi secara menyeluruh. Namun sistem itu masih melakukan tepat seperti yang dilakukan rancangan awalnya. Rekayasa ulang tidak mengubah fungsionalitas suatu sistem – tugas yang dilaksanakannya. Sebaliknya, tujuannya adalah lebih memahami suatu sistem sehingga dapat membuat perubahan melalui cara-cara lain, seperti restrukturisasi atau rekayasa ulang.

2.        Restrukturisasi

Restrukturisasi (restructuring) adalah transformasi suatu sistem menjadi bentuk lain tanpa mengubah fungsionalitasnya. Contoh restrukturisasi yang baik adalah transformasi suatu program yang ditulis pada tahun-tahun awal computer, ketika hanya ada sedikit standar pemrograman, menjadi program dalam format terstruktur atau modul-modul hierarkis. Setelah suatu program direstrukturisasi, program itu kembali digunakan sehingga menghasilkan pola lingkaran. Seperti halnya rekayasa mundur, restrukturisasi dapat dilakukan dalam arah mundur melalui tiap tahap dari siklus hidup sistem. Hasilnya adalah suatu sistem yang terstruktur lengkap – dari rencana ke kode

3.        Rekayasa Ulang

Rekayasa ulang (reengineering) adalah rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya. Itu bukan pendekatan “hapus habis” karena pengetahuan mengenai cara sistem yang sedang berjalan tidak diabaikan sama sekali. Pengetahuan itu dapat diperoleh dengan pertama-tama terlibat dalam rekayasa mundur. Lalu sistem baru itu dan dikembangkan secara normal. Nama rekayasa maju (forward engineering) diberikan untuk proses yang mengikuti siklus hidup sistem secara normal saat terlibat dalam BPR.

Pemilihan Komponen-komponen BPR

Komponen-komponen BPR (tiga R) dapat diterapkan secara terpisah atau dalam kombinasi, tergantung pada tingkat perubahan yang diinginkan. Paduan yang tepat tergantung pada keadaan sistem saat ini dalam hal kualitas teknis dan fungsional. Kualitas fungsional adalah suatu ukuran mengenai apa yang dilakukan sistem. Kualitas teknis sebaliknya merupakan suatu ukuran mengenai bagaimana itu dilakukan.

Jika kualitas fungsional maupun teknis buruk, proyek rekayasa maju menjadi keharusan. Keadaan begitu buruk sehingga paling baik mulai dari awal, mengikuti langkah-langkah siklus hidup sistem secara normal. Jika fungsionalitas baik tetapi kualitas teknis buruk, rekayasa mundur harus diikuti dengan restrukturisasi. Rekayasa mundur menghasilkan dokumentasi yang memungkinkan restrukturisasi. Jika fungsionalitas buruk tetapi kualitas teknik baik, rekayasa ulang diperlukan. Dalam hal ini sistem mencerminkan teknik-teknik modern, tetapi tidak melakukan pekerjaan yang tepat.

Menempatkan SLC, Prototyping dan RAD dalam Perspektif

Siklus hidup sistem, prototyping dan RAD semuanya merupakan metodologi. Tiga metodologi ini merupakan cara-cara yang dianjurkan dalam menerapkan sistem berbasis computer.

SLC merupakan penerapan dari pendekatan sistem bagi masalah penerapan sistem computer dan berisi semua elemen, dimulai dari identifikasi masalah dan diakhiri dengan penggunaan sistem.

Prototyping merupakan bentuk pendek dari pendekatan sistem yang berfokus pada definisi dan pemuasan kebutuhan pemakai. Prototyping dapat berada di dalam SLC. Kenyataannya, salama proses pengembangan satu sistem tunggal mungkin diperlukan banyak usaha prototyping.

RAD merupakan pendekatan alternatif untuk tahap rancangan dan penerapan dari SLC. Sumbangan terbesar dari RAD adalah kecepatannya menghasilkan sistem untuk digunakan, yang terutama dicapai melalui penggunaan peralatan-peralatan berbasis computer dan tim-tim proyek yang terspesialisasi.