BAB 7 PENDEKATAN SISTEM

BAB 7

PENDEKATAN SISTEM

PENGERTIAN PENDEKATAN SISTEM

Berbagai definisisi muncul dari berbagai para ahli yang berbeda dengan memberikan definisis yang berbeda. Salah satu definisi menyatakan bahwa pendekatan sistem dari sebuah teknik dalam menerapkan pendekatan ilmiah untuk memecahkan masalah-masalah yang kompleks, yang menekankan pada analisis dan perancangan secara menyeluruh atau ada juga yang berpendapat sebagai sebuah filosofi atau persepsi tentang struktur yang terkoordinir secara efisien dan optimal dalam menjalankannya aktivitas - aktivitas dan operasi perusahaan dalam organisasi apa pun. Beberapa peneliti melihat pendekatan sistem adalah sebagai perluasan dari metode pemecahan masalah. Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki  potensi untuk menimbulkan kerugian atau menghasilkan keuntungan yang luar biasa. Jadi Pemecahan Masalah berarti tindakan memberi respons terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Serangkaian keputusan untuk memecahkan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit jam namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau bahkan jutaan dollar .Keputusan adalah pemilihan strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Biasanya ada beberapa strategi atau aksi yang dapat dipertimbangkan manajer. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasi berbagai alternatif keputusan. Seorang manajer mungkin memahami bahan sebagian persoalan lebih baik daripada yang lain. Masalah mengenai berapa banyak persediaan yang harus dipesan untuk pengisian kembaliadalah suatu contoh permasalahan yang mungkin sangat dipahami oleh seorang manajer. Permasalahan yang terdiri dari elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang semuannya dipahami oleh pemecah masalah sisebut dengan masalah terstruktur. Sedangkan permasalah tak terstruktur merupakan kebalikan dari masalah terstruktur.

Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah 

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey seorang profesorfilosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya ditahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan suatu kotroversi secara memadai.

1. Mengenali kontroversi

2. Menimbang klaim alternatif

3.Membentuk penilaian

      Untuk pendekatan sistem itu sendiri merupakan serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja. Meskipun banyak deskripsi mengenai pendekatan sistem yang mengikuti pola dasaryang sama, jumlah langkahnya dapat berbeda. Mengenai pola dasar dan langkah-langkah pendekatan sistem, dikelompokkan menjadi tiga tahap, yaitu usaha persiapan, usaha definisi dan usaha solusi. Usaha persiapan yaitu mempersiapkan manajer untuk memecahka nmasalah dengan menyediakan orientasi sitem. Usaha definisi mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya. Usaha solusi mencakup mengidentifikasi solusi alternatif yang terbaik, menerapkannya dan meninjak lanjuti untuk meyakinkan bahwa masalah tersebut dapat dipecahkan. Yang mana dari ketiga tahap tersebut merupakan tahap yang dilalui seorang manajer dalam pendekatan sistem.
 Pendekatansistem berfungsi untuk menjembatani antara masalah dengan CBIS (Sistem informasi berbasis komputer), memberikan suatu kerangka kerja untuk berbagai keputusan. 

Adapun langkah-langkah dalam pendekatan Sistem

1. Memandang Perusahaan sebagai suatu sistem

2. Mengenal sistem lingkungan

3. Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan

4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

5. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam satu ukuran tertentu,

Setiap bagian dari sistem dianalisis secara berurutan dimana dalam point ini terbagi dalam tujuh elemen, yaitu

a) Mengevaluasi standar 

b) Membandingkan output sistem dengan standar

c) Mengevaluasi manajemen

d) Mengevaluasi pengolah informasi

e) Mengevaluasi input dan sumber daya input

f) Mengevaluasi proses transformasi

g) Mengevaluasi sumber daya output

      Langkah satu sampai tiga termasuk dalam upaya persiapan, dimana tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka berpikir yang diinginkan untuk menangani masalah. Langkah empat sampai lima termasuk dalam upaya definisi. Dan yang terakhir yaitu upaya pemecahan atau solusi meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak, pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya.

B.PENERAPAN PENDEKATAN SISTEM

     Meskipun tidak sukar untuk memahami tiap langkah dari pendektan sistem secara terpisah, menyatukan semua langkah itu menjadi suatu proses tunggal memerlukan banyak usaha. Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah

upaya persiapan yang harus dilakukan manajaer sebelum pemecahan masalah di mulai.
 Manajer harus memandang unit organisasi sebagai sistem yang berada dalam super sistem lingkungan yang lebih besar dan sistem itu juga terdiri dari beberapa subsistem. Manajer terlibat dalam penguraian fungsional dengan bergerak dari sistem ke subsistem, dan dengan menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan tertentu. Prosedur-prosedur yang sering kali diusulkan dalam menerapkan pendekatan sistem sangatlah bervariasi didalam tahapan-tahapan metode ilmiahnya. Akan tetapi pada intinya dapat di identifikasikan sebagai berikut:

1.Tahap Pertama. (Pernyataan tujuan) disini jelaslah makin kompleks suatu sistem akan lebih sulit  untuk menentukan tujuannya. Ketika kita menentukan tujuan, kita sebenarnya menentukan sasaran yang ingin dicapai atau hasil yang diinginkan. Untuk menentukan apakah output yang dihasilkan sesuai dengan output yang diharapkan, maka tujuan harusdinyatakan dalam bentuk yang dapat diukur dan harus ditentukan kriteria kinerja. Tujuan dan kriteria harus spesifik, relevan, dan penting.

2. Tahap Kedua.(Sintesa) dalam menerapkan pendekatan sistem, sintesa berarti mengombinasikan bagian-bagian atau elemen untuk membentuk satu kesatuan. Karena komponen dalam suatu sistem dapat dikelompokkan dengan berbagai cara, hasilnya akan berupa berbagai alternatif pemecahan  masalah untuk mencapai tujuan. Sintesa dimulai dengan mengidentifikasi komponen-komponen atau sub-sub suatu sistem tertentu yang dipilih kaitannya satu sama lain dan keterbatasan yang dimiliki baik oleh lingkungan atau oleh sistem itu sendiri. Selanjutnya, kita merancang beberapa alternatif model sistem yang pada dasarnya merupakan proses untuk mengubah input menjadi output. 

3.Tahap Ketiga (Evaluasi) pendekatan sistem pada tahap ini menilai setiap sistem alternatif sistem secara terperinci untuk menilai kinerja dan menentukan sejauh mana sistem tersebut dapat memenuhi target yang ditentukan.

4.Tahap Keempat (Pemilihan) pada tahap keempat pendekatan sistem, kita melaksanakan pemilihan terakhir dari beberapa alternatif sistem berdasarkan pada hasil penilaian kita.Pada akhirnya, meskipun alternatif sistem tersebut dapat diuraikan. Sistem-sistem tersebut tetap tidak dapat di perbandingkan dengan tepat. Hal ini disebabkan jumlah karakteristik yang menjadi perhatian sangat banyak sehingga meningkatkan kompleksitas proses pemilihan. Suatu hal yang perlu disadari dalam proses pemilihan adalah bahwa suatu sistem apa pun dalam proses pemilihan adalah bahwa suatu sistem apa pun akan menjadi sempurna dalam berbagai pertimbangan dan iri adalah hal yang tidak dikehendaki.

5.Tahap Kelima (Penerapan) pada tahap kelima yang juga merupakan tahap terakhir dalam pendekatan sistem adalah penerapan sistem. Ini merupakan arah dimana kita padaakhirnya akan menemukan sebaik atau seburuk apa sistem kita sebenarnya bekerja dalammencapai tujuannya.

C. PENGGUNAAN KONSEP SISTEM

   Dalam pengertian yang paling sederhana, konsep-konsep sistem memberikan kita pemikiran tentang manajemen. Konsep-konsep tersebut memberikan kerangka acuan untuk menilai akibat pengambilan keputusan manajemen. Organisasi perusahaan bukan saja merupakan contoh dari sebuah sistem dengan berbagai macam substitusinya, akan tetapiorganisasi perusahaan itu sendiri merupakan sebuah subsiste dari sistem yang lebih besar.Kekompleksannya sangat besar apabila manajer tidak berusaha untuk menyederhanakannya. Akan tetapi dengan mengidentifikasi subsistem-subsistemnya (seperti akutansi, produksi, pendidikan, dan lain-lain). Hubungan diantara subsistem (hubungan horizontal), dan antara subsistem dan sistem (hubungan vertikal) di dalam organisasi, seorang manajer dapat mengetahui percabangan dari berbagai macam keputusannya. Dari semua uraian diatas tentang penggunaan konsep sistem dengan beberapa ide penerapan konsep sistem tersebut Macholdan Miles dalam buku Azhar Susanto (2009) menyatakan bila ciri-ciri berikut dipenuhi penerapan konsep sistem dapat memberikan banyak manfaat. Ciri-ciri tersebut adalah:

1.Sistem harus buatan manusia

2.Setiap koponen dari system harus memberikan andil dalam mencapai tujuan system secara keseluruhan.

3.Sistemnya besar, khususnya bila dibuat dari sudut biasa.

4.Beberapa fungsi biasanya dilakukan dengan mesin, yang lainnya dilakukan dengan manusia.

    Seperti telah kita ketahui pada bagian sebelumnya bahwa konsep-konsep system dapat bermanfaat untuk membantu melaksanakan fungsi manajemen agar lebih efektif. Pernyataan ini dapat diterapkan saat kita menjalankan system apa pun. Baik itu system di departemen pendidikan, perusahaan industri, ataupun bagian system informasi itu sendiri. agar efektivitas suatu system dapat tercapai dengan baik, maka kita harus dapat mengendalikan dan mengarahkan system tersebut kesasaran yang lebih ditetapkan untuk maksud ini, kita harus mengerti system tersebut dengan baik supaya keputusan yang memadai untuk setiap langkah kegiatan yang diambil.Upaya dalam memahami suatu sistem, bahkan yang kompleks sekalipun, serta untukmeningkatkan kemampuan kita dalam memberikan keputusan yang lebih baik sehingga

menjadi manajer yang lebih baik disebut sebagai ‘pendekatan sistem’ atau penerapan konsep

sistem dalam proses pengambilan keputusan.